I locali adibiti ad uffici di un’azienda o di un libero professionista potrebbero non rispondere più alle esigenze dell’attività, perché i titolari cambiano casa, perché la ditta è in espansione ecc. Potrebbe presentarsi la necessità di traslocare. Bisogna partire dal presupposto che il trasloco di ufficio è più complicato da organizzare rispetto al comune trasloco in un’altra abitazione. Potrebbero esserci grossi archivi da spostare, diversi computer, una o più stampanti, ci sono dei materiali e documenti importanti che potrebbero, se persi, comportare un grosso problema. Perdere l’originale di un contratto o la copia di un progetto complesso potrebbe comportare perdite di tempo, di denaro, problemi burocratici e legali.

Scegliere i professionisti

Per tutte le ragioni sopraelencate, la scelta migliore rimane affidarsi agli esperti. Ciò vale anche per un trasloco di abitazione. Gestire un processo complesso a livello burocratico e a livello logistico è profondamente stressante, toglie tempo al lavoro, allo svago e alla famiglia e, inevitabilmente, c’è sempre qualcosa che sfugge, anche di importante.

Non occorre accontentarsi e optare per una ditta della propria zona. Grazie a internet è possibile fare ricerche molto più ampie in tempi brevissimi, che permettono di individuare le migliori realtà del settore. Sul web, il perfetto biglietto da visita di una ditta seria e qualificata è un sito ben organizzato, con informazioni chiare, precise, facilmente reperibili. Il massimo è la possibilità di chiedere gratuitamente un preventivo per il trasloco direttamente online. Questo, infatti, darà modo di avere subito una previsione dei costi, per capire come gestire le spese. Bisogna essere precisi nella compilazione del form, inserendo tutte le informazioni necessarie per la ditta: luogo attuale in cui l’ufficio si trova e quello di destinazione, presenza o meno di ascensore e lista del mobilio. Una volta compilati i vari campi sarà sufficiente inviare il form per ricevere un preventivo accurato.

È bene optare per professionisti che offrono tra i propri servizi anche l’apertura scatole e risistemazione, nonché smontaggio e rimontaggio dei mobili.

Tutte le pratiche da svolgere

Una delle cose più importanti di cui ci si deve sincerare è di essere a posto con i passaggi burocratici. Bisogna, infatti, andare presso gli enti preposti e dichiarare che la propria azienda o studio o ufficio cambia sede. Questa operazione serve per le tasse, per il cambio di destinazione d’uso dei locali interessati, per essere in regola con le norme del piano regolatore.

Aggiornare i contatti e l’indirizzo sul sito e dove occorre è indispensabile, altrimenti posta e altre comunicazioni possono arrivare alla sede precedente oppure andare smarrite. Bisogna anche sistemare le utenze nei tempi giusti, perché non sempre ditte ed enti che si occupano di telefonia, energia elettrica ecc. hanno tempistiche di risposta e di gestione veloci. Ritrovarsi in un ufficio senza riscaldamento o senza corrente potrebbe voler dire perdere giorni di lavoro e denaro.

Ultima raccomandazione che non è meno importante delle altre: è bene che lo staff si divida i compiti, anche nelle piccole realtà. L’importante è coordinarsi nel modo giusto, senza creare confusione e dividendosi equamente le poche incombenze di cui non si occuperà la ditta di traslochi.