Per le aziende di ogni tipo e di ogni dimensione è fondamentale accogliere i visitatori o il personale esterno nel modo migliore, ma senza trascurare il fattore sicurezza.

Per questo motivo, nel corso degli anni, le imprese si sono impegnate per trovare delle soluzioni per registrare gli accessi in modo rapido, semplice, sicuro e nel pieno rispetto delle normative sulla privacy.

Con la diffusione di dispositivi come computer, tablet e soprattutto smartphone, il registro visitatori negli ultimi tempi ha subito una vera e propria rivoluzione. Sempre più aziende hanno deciso di abbandonare il tradizionale modello cartaceo, optando per soluzioni più moderne ed efficaci.

A questo proposito, il registro visitatori tramite smartphone è tra le soluzioni attualmente più apprezzate per il controllo degli accessi all’interno di uffici e in molti altri ambienti di lavoro.

L’innovazione dello smartphone e l’abbandono del registro cartaceo

La registrazione di soggetti esterni all’azienda è sempre utile, ma in alcuni contesti si rivela anche strettamente indispensabile.

Infatti, spesso si devono gestire gli ingressi dei clienti o dei fornitori che devono consegnare la merce. Prima della rivoluzione portata dalla tecnologia, l’unico strumento che si poteva utilizzare per riportare entrate e uscite in azienda era il classico registro cartaceo.

Su questo documento il visitatore doveva inserire il proprio nome e cognome, la sua qualifica, l’orario di ingresso e quello di uscita e apporre la sua firma. Una soluzione sempre meno gettonata dalle imprese, che scelgono ormai in maggioranza di dotarsi di possibilità più moderne e tecnologiche, come appunto gli smartphone, che offrano un modo pratico e veloce per controllare le persone esterne che entrano in azienda.

I motivi che hanno portato a questo progressivo abbandono del registro cartaceo sono davvero tanti: innanzitutto, si può smarrire facilmente, inoltre non rispetta le norme relative alla privacy, visto che ogni visitatore nel momento che si registra può vedere i dati di chi l’ha preceduto. Senza contare che può capitare che al momento di andare via l’ospite si dimentichi di firmare l’uscita.

Registro visitatori: tutti i vantaggi di usare smartphone e altri device

Optare per applicazioni dedicate, invece, come per esempio Registro Visitatori Smart, permette di superare tutte queste problematiche e di garantire al visitatore la migliore esperienza possibile, nel pieno rispetto della sua privacy e della sicurezza dell’azienda. Il sistema elaborato da ValeProg si può installare su diversi dispositivi e può essere utilizzato sia con una postazione fissa che con una mobile.

Il registro visitatori a postazione fissa è stato creato per essere utilizzato su ogni tipo di dispositivo dotato di touchscreen. L’interfaccia iniziale è molto intuitiva: se entra un visitatore già registrato in passato basta inserire gli orari di entrata e di uscita, mentre se necessita di accedere un soggetto del tutto nuovo si potrà procedere con l’inserimento dei suoi dati in modo semplice e immediato.

Nel caso in cui si opti per la modalità mobile, invece, l’applicazione non va installata su un dispositivo fisso, ma direttamente su quello del visitatore. L’azienda dovrà soltanto creare un QR code che tutti i visitatori in entrata e in uscita dovranno scansionare con il proprio smartphone.

In alternativa, l’azienda può inviare via SMS, email o messaggio WhatsApp il link che permette l’avvio dell’applicazione per la registrazione, salvando in automatico l’orario di entrata. Il Registro Visitatori Smart consente agli amministratori dell’azienda di vedere gli iscritti ed accedere ad un report sulle entrate e sulle uscite.

Infine, è anche possibile personalizzare i campi che il visitatore deve compilare al momento della registrazione, così da soddisfare anche qualsiasi necessità specifica della propria azienda.