A volte può capitare che il datore di lavoro abbia bisogno di mandare un suo dipendente in trasferta, quindi a lavorare in un altro comune o regione rispetto a quella in cui ha sede l’azienda. In questo caso, deve essere il titolare stesso a provvedere al rimborso spese che il dipendente ha sostenuto durante lo spostamento lavorativo, compresa la rendita delle spese relative al carburante. Esistono diverse modalità di rimborso per le trasferte di lavoro: oggi andiamo ad analizzare nel dettaglio il rimborso chilometrico.

Che cos’è il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico è quello previsto quando il dipendente deve effettuare una trasferta per motivi lavorativi, e deve farlo con un mezzo di trasporto personale, con auto aziendale o con tramite il trasporto pubblico. La legge prevede, in questi casi, che il lavoratore abbia un rimborso per le spese relative ai costi del carburante, oppure relative all’acquisto di biglietti di autobus, metro, treno o aereo. Per poterne usufruire, però, il dipendente deve assolutamente conservare e presentare all’azienda tutti i giustificativi delle spesse, come scontrini e ricevute dei biglietti, altrimenti il rimborso non sarà effettuato. Ovviamente il rimborso chilometrico non è fisso, ma varia in base al modello del veicolo e al prezzo del carburante: è chiaro, infatti, come il costo di una macchina di grande cilindrata sia sicuramente superiore rispetto alla spesa sostenuta per un’utilitaria. Per quanto riguarda la cifra da rimborsare, si deve fare riferimento alle tabelle che vengono pubblicate annualmente sulla Gazzetta Ufficiale dell’ACI, in cui sono riportati i costi chilometrici delle singole auto, divise per marca e modello.

Chi lo può richiedere e in quale occasioni

Il rimborso chilometrico, se l’azienda è in accordo con il lavoratore, può essere richiesto dai dipendenti, dai soci, dagli amministratori professionisti e non professionisti e dai collaboratori anche esterni legati da un contratto occasionale di collaborazione ogni volta che devono recarsi, per motivi strettamente lavorativi, in un comune diverso da quello dove risiede l’azienda. Se le trasferte sono frequenti, il rimborso chilometrico può essere anche mensile, a patto che ci sia una consegna da parte del dipendente di un modulo che contenga:

• I propri dati;
• Targa e modello dell’auto;
• Data della trasferta;
• Chilometri percorsi;
• Euro per Km percorso, tenendo conto delle tabelle ACI;
• Totale da ricevere in rimborso;
• Documenti attestanti la spesa (per esempio fatture o spese carburante, ecc.).

Fino a poco tempo fa, non era previsto nessun rimborso benzina per il tragitto casa-lavoro, mentre una sentenza recente delle corte UE ha decretato che i dipendenti, soprattutto senza fissa, hanno diritto al rimborso chilometrico del tragitto casa-lavoro, in quanto il percorso effettuato per raggiungere il luogo di lavoro (spesso sempre differente) rappresenta esso stesso lavoro.